Vídeo sobre gestão de processos, assistam no link a seguir do youtube. https://youtu.be/r8nePjrO_fg
Gestão de processos é um conjunto de práticas que têm o objetivo de buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição.
Para tanto, os gestores se propõem a identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar os processos da companhia.
E isso vale para a própria gestão de processos, que também é um processo, ou seja, um conjunto de ações organizado e sistemático.
Aliás, para entendermos melhor o conceito, é fundamental pensarmos em uma definição precisa do que são os processos organizacionais.
São conjuntos de atividades realizadas por pessoas ou equipamentos de uma organização.
Essas atividades envolvem a transformação de insumos (entradas) para atender a um objetivo específico, de alguma forma relacionado com os resultados da empresa.
Entre os exemplos mais óbvios está o processo de produção de uma indústria, em que o insumo principal é a matéria-prima, que é transformada no produto final.
Na realidade, para que isso aconteça, geralmente, há dezenas de pequenos processos que devem ser seguidos pelas máquinas e operadores.
Na área administrativa, também encontramos um conjunto de processos orientando o trabalho dos colaboradores.
Como explicaremos melhor ao longo do texto, praticamente tudo que é feito em uma empresa ocorre por meio de processos organizacionais – pelo menos esse é o ideal.
Etapas da Gestão de Processos
Existem várias formas de executar a gestão de processos.
Vamos apresentar, abaixo, uma possível divisão por etapas de um trabalho que envolve a criação de um processo.
1. Planejamento
Aqui, nasce o projeto, fase na qual é analisado o conjunto de atividades envolvidas, qual o objetivo do processo e sua relação com a estratégia da empresa.
2. Modelagem
A modelagem corresponde ao desenho dos fluxos de trabalho, ou seja, como será a prática do processo que está sendo desenvolvido.
3. Simulação
É a fase em que as atividades definidas na etapa anterior são testadas.
Serve para averiguar como o que foi previsto se manifesta na prática e de que forma os colaboradores respondem ao novo processo.
A etapa de simulação também é importante para colher insights que permitam aperfeiçoar a solução que está sendo proposta.
4. Execução
A partir da experiência obtida na simulação, são feitos os ajustes necessários e o processo passa a ser praticado.
5. Monitoramento
São colhidos dados de acordo com as métricas e KPIs definidos nas etapas de planejamento e modelagem.
Essas informações são importantes para saber se os objetivos estabelecidos são de fato alcançados.
6. Melhorias
Por fim, deve-se ter em mente que o mesmo trabalho de modelagem de um novo processo pode se repetir no futuro.
Benefícios da Gestão de Processos
Ainda não está convencido quanto a adotar um sistema de gestão de processos na sua empresa?
Abaixo, listamos os principais benefícios das práticas e falamos um pouco mais sobre eles.
Melhor aproveitamento do tempo
Quando um processo é modelado ou aperfeiçoado, um dos principais pontos planejados é como ter o mínimo desperdício de tempo.
Também são exploradas oportunidades de automação, para que os gestores e colaboradores tenham mais tempo para realizar outras tarefas.
Redução de custos
Aproveitar melhor o tempo disponível é, por si só, uma maneira de economizar.
Mas a gestão de processos procura oportunidades de reduzir custos em frentes diversas.
Maior qualidade nos serviços e produtos
Um bom processo é aquele que resulta em um produto ou serviço de qualidade, que deve ser sempre o objetivo final da empresa.
Qualifica a tomada de decisões
Como implica no monitoramento de métricas e indicadores, a gestão de processos colabora para uma cultura organizacional na qual as decisões são tomadas com base em dados.
Retenção de talentos
Como os processos são amplamente conhecidos e mapeados, fica mais fácil alocar os profissionais adequados a cada função, o que aumenta a satisfação e a qualidade do trabalho dos colaboradores.
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